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01
La llamada entrante suena a la vez en todos los teléfonos. La centralita no identifica al llamante ni deja registro, y si no hay nadie libre la llamada no espera en ninguna cola.
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02
Los tres buzones de la casa (
ventas@,info@yrecogidas@) se ordenan a mano por carpetas. Nada marca un correo como asumido por una persona concreta. -
03
El historial de un mismo cliente está partido en cuatro sitios: llamadas, WhatsApp, correo y pedidos. El contacto que la central deriva a una tienda no queda registrado en ninguno.
-
04
No existen indicadores de atención: ni llamadas perdidas, ni tiempo de respuesta, ni comprobación de que todo queda contestado al cierre del día.
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05
La atención no se evalúa. Ni las llamadas ni la gestión comercial se revisan con un criterio común, así que no hay forma de saber qué se está haciendo bien ni de corregir lo que no.
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06
El cliente no puede ver su pedido. Para saber cómo va lo suyo tiene que llamar al mostrador, y cada silencio del pedido se convierte en una llamada.
Una décima de margen son 100.000 € al año
Y las décimas, en esta operación, se ganan por dos vías: sabiendo dónde actuar — qué fuente rinde, qué tienda cumple sus citas, dónde se pierde cada llamada — y devolviendo horas que hoy se van en trabajo manual: la descripción tecleada pieza a pieza, el correo que sale uno a uno, el informe que llega mañana. Lo que sigue señala dónde está cada décima y qué hace falta para ganarla.
Facturación anual del grupo
Margen de beneficio actual: cada décima que se gana en procesos pesa
La estructura se diseña para las tiendas que vienen, no solo para las de hoy
Publicidad al año, ya comprometida, hoy sin atribución posible
Cuadros de mando con indicadores de comercial, publicidad, atención e incidencias
Histórico de personas, gramos y precios ya registrado y sin explotar
Los tres recorridos, como ocurren hoy
InteractivoCompra a particular
el 100 % pasa por tiendaVenta online
el 90 % del volumenUna llamada, hoy
atraviesa a los otros dosLas necesidades detalladas
Cada necesidad lleva un número; es el que se usa en la matriz de oportunidades y en la propuesta.
-
07
El dato de venta se consulta en cuatro cortes fijos (hoy, ayer, la semana y el mes en curso). Cualquier corte distinto se pide al equipo interno y llega al día siguiente, en Excel.
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08
4.500 € al mes en Google, 54.000 € al año, sin atribución posible. En el mostrador la respuesta es «Google», sin distinguir anuncio de pago, resultado orgánico o ficha de mapa.
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09
La desviación entre gramos comprados y gramos fundidos se revisa a mano, cada semana y tienda por tienda. Lo que cuesta no es el error: es el retardo con el que aparece.
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10
No existen indicadores de comercial ni de publicidad: ni coste por lead, ni por tienda, ni por zona, ni conversión de visita a compra.
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11
No se sabe qué citas se cumplen. La cita se acuerda por teléfono y no queda registrada, así que no se puede medir cuántas personas acuden ni cuántas no. Pedido expresamente por el equipo.
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12
El informe a dirección no sale solo. Cada corte hay que pedirlo, y llega al día siguiente en hoja de cálculo.
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13
Dirección no puede preguntar y obtener el dato en el momento. Se pide al equipo interno y se espera.
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14
Abrir una tienda es hoy un proyecto: cada apertura se configura a mano y toca la configuración central. Con seis tiendas funciona; el crecimiento previsto es hasta veinte.
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15
Las incidencias se resolvían por llamada a dirección, sin dejar anotado el problema ni la solución, de modo que las mismas volvían a aparecer.
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16
Los protocolos están escritos, y eso es una ventaja de partida, pero viven donde se guardan y no donde se consultan.
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17
No existen indicadores de incidencias: ni volumen por tienda, ni tipo, ni tiempo hasta el cierre.
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18
El libro policial se cumplimenta a mano. La descripción de cada pieza se teclea en el mostrador, sobre documentación que va a un registro oficial.
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19
El equipo no tiene dónde consultar. Cuando surge una duda de proceso se pregunta a una persona, porque los protocolos están escritos pero no accesibles en el momento.
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20
Cuando un cliente paga por transferencia, alguien comprueba a mano que ese dinero corresponde a ese pedido. La aplicación propia empareja lo que puede, pero cada pago se confirma uno a uno; y cuando el nombre no coincide o falta la referencia, toca investigar y escribir al cliente.
Los retos
Omnicanalidad
Que los cinco canales por los que entra el negocio dejen de ser cinco sistemas y pasen a ser una sola conversación con la misma persona — y que cada contacto, correo e incidencia tenga un nombre detrás desde el minuto uno.
El dato cautivo
Que lo que la casa ya sabe — trece años de histórico, la ficha completa de cada cliente, los protocolos escritos — se pueda consultar en el momento en que hace falta, no reconstruir en cuatro sitios.
Atribución
Que se sepa de dónde viene cada compra, para poder decidir dónde se invierte el año que viene con un número delante y no con una intuición.
Medida
Ver lo que pasa cuando pasa — llamadas, citas, desviación, incidencias — sin pedirlo al equipo interno ni esperar a mañana.
Escalabilidad
Que abrir una tienda nueva sea repetir un molde, no un proyecto — y que la central pueda gobernar veinte tiendas con la estructura con la que hoy gobierna seis: con registro, indicadores e incidencias anotadas en lugar de memoria y teléfono.
Y lo que ya está resuelto en la casa
Dos cosas que ya existen y que este documento recoge tal como están. Ninguna hay que construirla.
El contrato automático en tienda
Arranca en septiembre con las tablets: el contrato se genera solo con los datos del cliente y las fotografías, documento de identidad incluido, y se vuelca al gestor.
La tasación de la web
El tasador con captura de contacto ya está construido y se demostró en su día. La casa dio el visto bueno a la demo.
Oportunidades por impacto sobre el negocio y esfuerzo de implementación
Cada punto de la matriz es una oportunidad — una pieza concreta. Al pulsarla se ven las necesidades del diagnóstico que resuelve y su riesgo. Al final, el reparto por fases, con los quick wins marcados.
Dónde cae cada oportunidad
InteractivoLa matriz y las seis tiendas
Una cuenta central, una subcuenta por tienda y una plantilla para abrir la siguiente. Por sí sola no se nota; sin ella no se sostiene ninguna de las demás.
Las once oportunidades
Cada punto numerado de la matriz es una de estas once. Aquí, lo que incluye cada una. Los importes viven en la sección de inversión, y la maqueta de cada pieza en la de propuesta.
La matriz y las seis tiendas
- Una cuenta central con la vista consolidada de las seis tiendas
- Una subcuenta por tienda, que solo ve lo suyo
- El mismo criterio de permisos que ya rige en Joomla, incluidos los casos de quien cubre dos tiendas cercanas
- Plantilla de tienda nueva: abrir la séptima es replicar una subcuenta y colgarla de la matriz
- Entorno de pruebas: una subcuenta espejo donde probar cualquier cambio antes de tocar lo real
- Segmentación por tipo de contacto: inversor, cliente de compra, cliente de venta y el resto de perfiles de la casa, etiquetados desde el alta
Centralita y reparto de llamadas
- La llamada entrante no suena a la vez en todos los teléfonos: se asigna a una persona disponible
- Si no hay nadie libre, entra en cola, con tiempo de espera configurable
- Si no se atiende, deriva automáticamente a WhatsApp o correo
- La conversación queda marcada como no leída: ninguna llamada por devolver se pierde
- Identificación de quien llama, y registro de fecha, duración, agente y grabación
- Un fijo propio por tienda, con sus llamadas también grabadas
Ficha única y bandeja con ticketing
- La cronología completa en una sola pantalla: llamadas, WhatsApp, correos, Instagram y notas
- Se abre en el momento en que entra la llamada
- Los tres buzones como bandeja compartida con ticketing, en su propia columna
- Cuando alguien abre un correo, deja de estar pendiente para el resto
- Reparto entre el equipo y cobertura de vacaciones
- Un cuarto buzón no cuesta nada
Pedidos y contrato en la ficha
- Se trae el dato de resumen del pedido: número, fecha, importe y estado
- En su propia columna, para consultarlo sin cambiar de pantalla
- Y con él el contrato de compra que ya se genera desde las tablets
- Quien atiende una llamada ve de qué pedido y de qué contrato le hablan
- Solo lectura: no se edita en el CRM ni se escribe de vuelta en Joomla
- Ampliación · líneas de pedido. Con la cabecera se ve un pedido de 3.400 € enviado; con líneas, que son ocho lingotes de plata y cinco de oro
Seguimiento y agenda por tienda
- El interesado que la central deriva entra en el embudo de su tienda
- Con responsable, estado y siguiente paso: deja de perderse el rastro de a quién se derivó
- La cita se agenda sobre el calendario de esa tienda en Outlook
- Confirmación y recordatorio automáticos, con opción de confirmar o cancelar
- Deja de hacerse a ojo, que es como se hace hoy
Incidencias, con sus indicadores
- Cada incidencia se abre como ticket, con tienda, tipo, responsable y estado
- Queda escrito el problema y la solución, de modo que la siguiente vez ya está respondida
- Deja de resolverse llamando a Jesús o a Pep sin que quede rastro
- Con indicadores por tienda y por tipo: cuántas hay, cuáles se repiten y cuánto se tarda en cerrarlas
- Esos indicadores alimentan el cuadro de mando (Pieza 9)
Tasador online conectado
- La demo que ya se presentó, puesta a trabajar
- El visitante obtiene su valoración y queda identificado
- La solicitud entra como ficha en el embudo de su ciudad, con aviso al responsable
- Lógica de valoración por metal y peso, conectada al precio vigente
- Con la cita agendada directamente sobre el calendario de la tienda
- Es la pieza que convierte en contactos el tráfico ya pagado
Captación y atribución por ciudad y medio digital
- La captación se etiqueta en origen: anuncio, resultado orgánico o ficha de mapa, y por ciudad
- El origen viaja con el contacto hasta la visita
- Cuando la compra se cierra en el mostrador, ese cierre queda asociado al anuncio que lo trajo
- Con coste por cita y por compra, por ciudad, sobre los 4.500 €/mes ya comprometidos
Cuadro de mando de dirección
- Gramos comprados por metal: oro, plata, platino y paladio
- Pedidos separando canal web y canal tienda, con importes y productos
- Cortes por tienda, por zona, por canal y por metal
- Comparación diaria, semanal, mensual y anual, contra el periodo anterior y contra el mismo periodo del año pasado
- Cuatro áreas: comercial, marketing, operaciones y desviación, cada una con sus indicadores
- Actualización continua, sin el paso de pedir los datos y recibirlos mañana
Aviso de desviación de tasación
- Gramos comprados frente a gramos fundidos, por tienda y por lote
- Con el margen aceptable que ya se usa hoy
- Cuando un valor sale de él, el aviso llega solo, señalando tienda y periodo
- La revisión empieza por el sitio correcto el mismo día, en lugar de reconstruirse una semana después
- Es la vista que hereda el Country Manager cuando entre
La fuente de la verdad
- Un solo sitio donde vive cómo se hacen las cosas: procesos, plantillas y el guion de alta de una persona nueva
- Buscable, con permisos y con una persona responsable de cada documento
- Aquí entran los protocolos que ya existen, puestos donde se consultan
- Con el temario de trato al cliente que se echaba en falta
- Registro de preguntas: lo que se pregunta se anota una vez y queda respondido
- Guion de apertura de tienda: rótulos, medidas, proveedores, alta de sistemas y de teléfono. Abrir la séptima pasa a ser seguir una lista
- Y aquí quedan las cinco sesiones de formación, grabadas y documentadas
En el horizonte
Seis necesidades del diagnóstico se abordan cuando el registro y la medida estén montados. Se dimensionan entonces. En la matriz aparecen como puntos C, en la zona «a futuro».
Evaluación de la atención
Llamadas y gestión comercial revisadas con un criterio común. Necesita antes que las llamadas queden grabadas y registradas.
Portal de cliente y avisos del pedido
El cliente consulta su pedido sin llamar, y los cuatro estados que hoy callan pasan a avisar. Ataca el «¿cómo va lo mío?».
Informe diario a dirección
El corte sale solo cada mañana, en lugar de pedirse y esperar. Necesita que el dato ya exista.
El dato al momento, desde el móvil
Preguntar y recibir la respuesta en el momento. Es lo que permite a dirección dejar de ser el cuello de botella.
Descripción del libro por fotografía
La descripción se propone a partir de la foto y el operario la revisa y confirma. Empieza por una prueba con piezas reales.
Asistente del equipo
Responde las dudas de proceso en el momento, leyendo de la fuente de la verdad (Pieza 11). Sin ella no hay de dónde leer.
Lo que no recomendamos hacer
Migrar la web fuera de su gestor actual
El gestor actual sostiene los pedidos con sus once estados, los contratos y el histórico desde 2013. Es donde vive el 90 % del volumen. Migrarlo mueve el riesgo justo al sitio donde está el negocio, y no resuelve ninguno de los doce hallazgos.
Qué haría falta para reconsiderarlo: que el gestor dejara de soportar el volumen o el crecimiento previsto. Hoy lo soporta.
Rehacer el enlace fiscal
El enlace homologado con Hacienda funciona y cumple su función. Los datos que hacen falta para analizar el negocio no viven ahí, así que tocarlo no aporta ningún indicador nuevo.
Qué haría falta para reconsiderarlo: que la información de análisis pasara a residir ahí. No es el caso.
Automatizar con inteligencia artificial antes de tener el dato
Sin origen registrado, sin indicadores y con el historial repartido en cuatro sitios, cualquier automatización responde sobre información que después no se puede defender. El orden importa más que la herramienta.
Qué haría falta para reconsiderarlo: las tres primeras palancas de la columna izquierda, funcionando y medidas. A partir de ahí sí hay sobre qué trabajar.
Cobro por transferencia sin justificante
Alto retorno y no lo hacemos nosotros: lo implementa el equipo interno en Joomla. El cliente autoriza el pago desde su propio banco y llega confirmado y con la referencia del pedido, como una tarjeta. La comprobación de blanqueo se mantiene, sobre una cola mucho menor. Antes de decidir: validar proveedor y coste por operación.
El reparto por fases
Las once piezas se agrupan en dos fases de trabajo; el horizonte es la tercera, y se dimensiona al cerrar la segunda. Los quick wins están en la primera. El calendario detallado y las maquetas, en la pestaña siguiente.
Piezas 1 a 6 Quick wins
La matriz de tiendas, la centralita con reparto, la ficha única con la bandeja, los pedidos en la ficha, la agenda por tienda y las incidencias. De 6 a 8 semanas.
Piezas 7 a 11 Apuestas
El tasador conectado, la captación con atribución, el cuadro de mando, el aviso de desviación y la fuente de la verdad. Once semanas en total si se dan las dos fases juntas.
Donde la IA rinde de verdad
Las fases A y B dejan el registro montado y el dato gobernado: cada cosa en un sitio, con origen y con dueño. La Fase C es la que aprovecha esa estructura para sacarle el potencial a la IA, trabajando sobre el dato propio de la casa. Las seis piezas de arriba se dimensionan entonces, con datos reales delante.
Sin registro no hay medida
El cuadro de mando de la Fase B necesita que las llamadas, los correos y las derivaciones queden registrados. Eso lo hace la Fase A. Medir antes de registrar es medir el hueco.
Sin procesos escritos no hay asistente
Un asistente que responde "cómo se hace una devolución" necesita leer de algún sitio. La fuente de la verdad de la Fase B es ese sitio. Sin ella, la IA improvisa.
A y B se pueden dar a la vez
Es la recomendación: una sola puesta en marcha, una sola formación y un solo calendario. El tasador y el cuadro de mando nacen ya dentro de la estructura, sin conectarlos después.
La base para el futuro
Los tres recorridos, antes y después
InteractivoLos mismos tres caminos del diagnóstico, ahora con las dos versiones al lado. Pulsa cualquier paso para comparar cómo ocurre hoy y cómo ocurriría con el sistema montado.
Las piezas, en maquetas
Las maquetas son ilustrativas: los datos que muestran son de ejemplo y el diseño final puede variar en la implementación, sin alterar el alcance descrito.
La omnicanalidad, dicha en un dibujo
DiagramaQué ve la central y qué ve una tienda
Pulsa cualquier cajaLa misma estructura, dos permisos distintos. Pulsa la matriz o una tienda para ver exactamente qué tiene cada una.
La ficha única, con la bandeja compartida al lado
Maqueta para tocarAsí se organiza de verdad en Wixyn: la bandeja a la izquierda, la conversación en el centro, los pedidos y contratos en su propia columna a la derecha, y la ficha del cliente con sus campos personalizados, incluida la cartera de inversión, más a la derecha. Pulsa una conversación de la bandeja o simula una llamada entrante.
Contacto
Comercial
Cartera de inversión
Los datos son de ejemplo, pero la pantalla es la que se configura. La bandeja junta llamadas, WhatsApp, correos e Instagram de ventas@, info@ y recogidas@; los pedidos vienen de Joomla en solo lectura; y la cartera de inversión vive como campos personalizados de la ficha, igual que el resto del CRM.
La Pieza 5, en movimiento · el embudo se mueve solo
Maqueta para tocarNadie arrastra la tarjeta de una columna a otra. Cada etapa la dispara un hecho: una valoración que entra, un código postal, una hora confirmada, un recordatorio que sale, una compra que se registra. Pulsa reproducir, o cualquier etapa para ir directo.
El tasador · así captura un contacto
Maqueta para tocarElige metal y peso, y mira lo que pasa a la derecha. Hoy la calculadora informa del precio y se despide: la iniciativa queda siempre en el visitante. Con esta pieza, la valoración se convierte en una ficha con nombre, teléfono y ciudad, dentro del embudo de su tienda.
¿Cuánto vale mi oro?
La experiencia ya está construida. No se paga por construirla: se paga por conectarla al CRM, etiquetar el origen y repartirla a la tienda.
El embudo completo, del anuncio al mostrador
DiagramaLas páginas de captación las genera nuestro propio sistema, una por ciudad, sin depender de la web de Joomla. Y el tasador no es solo una calculadora: es la puerta por la que el 100 % de los leads del anuncio quedan registrados, con nombre, teléfono y metal, antes de que nadie descuelgue un teléfono.
El cuadro de mando de dirección
Maqueta para tocarCuatro áreas en el menú de la izquierda, y los periodos arriba. Pulsa y compara: es la navegación que hoy no existe, porque los reportes actuales son tablas de solo lectura y cualquier corte distinto se pide y llega mañana en Excel.
Comercial
Compra de metal y venta, por tienda y por canal
Los indicadores son los del correo del 4 de agosto, más los que faltaban y salieron en la revisión: rendimiento comercial, coste por cita, atención al cliente e incidencias. Los datos de la maqueta son inventados; la estructura y los cortes son los que se configuran.
La fuente de la verdad
Maqueta para tocarUn solo sitio donde vive cómo se hacen las cosas, buscable y con una persona responsable de cada documento. Pulsa en el árbol de la izquierda. Aquí entran los protocolos que ya existen, puestos donde se consultan y no donde se guardan.
Se entrega montada, no escrita. Entra la estructura, los permisos, el buscador, las plantillas y el volcado de lo que ya existe. Redactar procesos nuevos que hoy no están escritos no entra en el precio. Y en la Fase C, esto es lo que lee el asistente cuando alguien de tienda pregunta cómo se hace una devolución.
El negocio, preguntado desde cualquier sitio
Con las fases A y B montadas hay algo que hoy no existe: datos limpios y procesos escritos. Y sobre eso, preguntar en voz normal deja de ser una promesa. Esta fase no lleva precio en esta propuesta: se dimensiona cuando la Fase B esté cerrada y se vea el dato real. Siete maquetas para tocar, de dirección a mostrador.
El teléfono de dirección, un lunes por la mañana
Maqueta para tocarPulsa cualquiera de las preguntas de la derecha y mira el móvil. Es el mismo Telegram de siempre, sin ninguna aplicación nueva que aprender.
El asistente de tienda, en el ordenador
Maqueta para tocarLa persona de tienda no llama a la central: le pregunta al ordenador. Pulsa una de las preguntas rápidas de abajo.
Lee de la fuente de la verdad de la Fase B, no inventa el procedimiento. Si el documento no existe, lo dice: no hay respuesta improvisada en algo que puede acabar en un registro oficial.
Evaluador de llamadas de atención al cliente y comercial
Maqueta para tocarLas llamadas ya quedan grabadas desde la Fase A. Cada una se resume, se puntúa y se etiqueta sola. Pulsa una llamada para ver el fragmento marcado.
Núria:Claro, dígame su nombre y se lo miro… veo que está enviado, le llegará mañana.
Cliente:Perfecto, gracias.
Juan:Depende del peso y la ley, tendría que verla.
⚠ No se ofreció cita ni se mencionó el tasador online para dar una referencia previa
Laia:Eso no depende de nosotros, es la agencia de transporte.
⚠ Tono defensivo detectado. Sugerencia: temario de trato al cliente, sección "quejas por envío"
Deja de ser una impresión y pasa a ser un indicador. Qué se pregunta más, dónde se pierde una venta y quién necesita apoyo, puntuado contra el temario de trato al cliente de la fuente de la verdad.
Evaluador de incidencias, con memoria entre tiendas
Maqueta para tocarUna incidencia nueva en Valencia, y el sistema recuerda que Barcelona tuvo el mismo caso meses atrás. Pulsa "buscar casos similares".
Ticket #1.842 · Tienda Valencia
"El cliente dice que el justificante de transferencia que mandó por email no coincide con el nombre del pedido, y Tecalis le ha dado error dos veces. No sé si puedo verificarlo yo o hay que escalarlo."
"Justificante a nombre distinto al del pedido, tras fallo de Tecalis." Mismo patrón, cinco meses antes.
- Se pidió captura del justificante + DNI por email (fallback ya previsto para el 15-20 % que falla en Tecalis)
- Se verificó a mano cotejando el titular de la cuenta emisora
- Se documentó como excepción, sin escalar a dirección
El caso de referencia sale del módulo de incidencias de la Fase A: sin ese registro, no hay nada que recordar. Es la misma fuente que alimenta la Pieza 6.
El informe proactivo de cada mañana
Maqueta para tocarEn lugar de entrar a mirar, el informe llega solo. Éste es el de hoy.
Briefing de dirección
07:00
378.400 € el sábado, 91 % canal web. Por encima del mismo fin de semana del año pasado en las seis tiendas.
Tercer lote seguido de Madrid por encima del margen aceptable (+1,8 %). El resto del grupo, dentro de lo normal.
3 llamadas sin devolver, todas asignadas y ninguna con más de 2 horas. 1 incidencia con puntuación baja en Barcelona, revisar con Laia.
Madrid sigue siendo la ciudad con mejor coste por compra (28,7 €). Sin cambios relevantes en el resto.
Llega por Telegram, por correo o los dos, con el detalle que necesite cada persona: dirección, Country Manager o responsable de tienda.
La tablet del libro policial, con el operario dando el OK
Maqueta para tocarVa encima del contrato automático de septiembre: la misma tablet, la misma foto. Pulsa "hacer foto" y sigue los tres pasos.
- 1Fotografía de la piezaLa misma que ya se toma para el contrato de compra, sin repetir el paso
- 2Descripción generadaMetal, peso aproximado, tipo de pieza y marcas visibles, en el formato que pide el libro
- 3El operario solo confirmaRevisa la descripción y pulsa "Confirmar y enviar". Si algo no encaja, la corrige antes de enviarla
| A · Fecha | B · Tienda | C · Foto | D · Descripción | E · Peso | F · Operario | |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 118 | 17/09/2026 11:02 | Cornellà | Cadena de oro 18 k, eslabón barbado, cierre mosquetón, contraste 750 | 21,4 g | M. Ruiz | |
| 119 | 17/09/2026 11:41 | Sevilla | Anillo de oro blanco 18 k con circonita central, grabado interior ilegible | 6,2 g | J. Pérez |
Validación humana antes de enviar, sin excepción: es documentación que va a un registro oficial. La fila se escribe en la hoja de cálculo solo después de que el operario confirme, con la foto adjunta y la descripción ya en su celda. Antes de comprometer esto hace falta probar con piezas reales, incluidos los grabados diminutos del interior de un anillo.
El portal de cliente, en el ordenador y en el móvil
Maqueta para tocarConsulta del estado del pedido y de la documentación sin pasar por el buzón de atención al cliente. Se apoya en la Pieza 4: una vez los pedidos están accesibles, enseñárselos al cliente es el paso corto.
Pedido 26.418
Realizado el 12 de agosto · 3.412 €Baja la entrada de consultas repetidas sobre las mismas tres preguntas: "¿dónde está mi pedido?", "¿me mandáis la factura?", "¿cuánto vale hoy mi oro?".
Y lo que se abre más adelante
Nada de esto se factura hoy ni queda comprometido. Cada pieza empieza por una prueba con datos reales de la casa.
Asistente de tienda sobre los procesos
Quien está en el mostrador pregunta y le responde el propio sistema, leyendo de la fuente de la verdad, sin llamar a la central.
Evaluador de llamadas
Cada llamada se resume, se etiqueta por motivo y se puntúa contra el temario de trato al cliente.
Evaluador de incidencias con memoria
Agrupa las incidencias por causa real y avisa cuando el mismo problema ya se resolvió en otra tienda.
Informes proactivos
Resumen de la mañana, cierre del día y aviso solo cuando algo sale de lo normal, sin tener que entrar a mirar.
Descripción de piezas del libro policial
El operario hace la foto y confirma; la descripción la escribe el sistema. Siempre con validación humana antes de enviar.
Portal de cliente
Estado del pedido y documentación, en web y en app, sin pasar por el buzón de atención al cliente.
Las reglas de esta fase, dichas antes de empezarla
Un aviso no es una decisión
La alerta señala tienda, lote y periodo, y ahí se para. Quién investiga y qué se concluye sigue siendo criterio de la casa.
Nada sale a un registro oficial sin firma humana
El libro policial y cualquier documentación regulada llevan validación previa al envío. Sin excepción, y así queda escrito.
Solo se pregunta lo que el sistema sabe
Si un dato no está registrado, la respuesta es que no está, no una cifra inventada. Es la diferencia entre un asistente y un adorno.
Los controles obligatorios no se automatizan
El visto bueno del ordenante en un cobro y la verificación documental se quedan donde están, también en esta fase.
Cada tienda sigue viendo lo suyo
Los permisos de la Fase A se respetan aquí igual: el asistente de una tienda responde de su tienda, no del grupo.
Se prueba antes de comprometerse
Cada pieza de esta fase empieza por una prueba con datos reales de la casa. Si no funciona, no se cobra y no se monta.
Cómo vemos Andorrano, más adelante
De 6 a 8 semanas para la Fase A, once si se dan las dos juntas
| Pieza | S1 | S2 | S3 | S4 | S5 | S6 | S7 | S8 | S9 | S10 | S11 |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Matriz y seis tiendasEstructura, permisos y entorno de pruebas | |||||||||||
| Centralita y repartoCola, derivación y grabación | |||||||||||
| Ficha única y buzonesCronología y ticketing de los tres correos | |||||||||||
| Pedidos y contratoDepende de la API del equipo interno | |||||||||||
| Agenda por tienda e incidenciasEmbudos, citas en Outlook y tickets | |||||||||||
| Formación y cierre de la Fase ACinco sesiones grabadas y punto de control | |||||||||||
| Tasador y atribuciónFase B · arranca en la semana 5, en paralelo | |||||||||||
| Cuadro de mando y desviaciónFase B | |||||||||||
| La fuente de la verdadFase B | |||||||||||
| Puesta en marcha completaSistema completo, sin coste añadido | |||||||||||
Semana a semana
Arranque, estructura y permisos
Reunión de arranque para validar decisiones, responsables y accesos. Matriz de dirección y las seis subcuentas de tienda, con el modelo de permisos, el entorno de pruebas y la plantilla para la que abra después. No toca el día a día de nadie: al final de la semana ya se puede entrar a mirar.
Telefonía y reparto de llamadas
Reparto individual, cola de espera, tiempo configurable, derivación a WhatsApp o correo y marcado de pendientes.
Ficha única y los tres buzones
La cronología completa del cliente en una pantalla, y ventas@, info@ y recogidas@ pasados a bandeja compartida con ticketing. Aquí entra la cartera del cliente inversor.
Pedidos y contrato en la ficha
Es la única semana que depende del equipo interno, porque necesita la API de pedidos publicada y probada. Conviene acordar la fecha con antelación. Si se retrasa, las semanas siguientes siguen su curso y esta pieza se cierra después.
Agenda por tienda, incidencias, y arranca la Fase B
Embudo y calendario de cada tienda con sus recordatorios, y el módulo de incidencias en marcha. Y en paralelo, sin depender de nada de lo anterior, empiezan el tasador y la captación con atribución por ciudad y medio digital: es el arranque de la Fase B, si se ha contratado.
Formación, punto de control y cierre de la Fase A
Las cinco sesiones de una hora en directo con el equipo, empezando por atención al cliente, que quedan grabadas y documentadas en la fuente de la verdad. Y el punto de control: se revisa pieza por pieza contra el criterio de aceptación acordado al arrancar. Si solo se contrata la Fase A, el proyecto se cierra aquí, entre la semana 6 y la 8 según el ritmo de accesos.
Cuadro de mando y desviación
Las cuatro áreas del cuadro de mando de dirección — incluidos los reportes por persona del equipo — y el aviso automático de desviación de tasación, ya leyendo del sistema en producción. El volcado del histórico desde 2013 se programa en esta ventana una vez entregado el CSV de contactos, etiquetas y pedidos (punto 09 de la lista de abajo); si no, el cuadro arranca con el dato corriente y el volcado se agenda al recibirlo.
La fuente de la verdad
Procesos, protocolos, alta de personas y guion de apertura de tienda, montados y con el volcado de lo que ya existe.
Puesta en marcha completa y acompañamiento
La primera semana de uso real con el sistema completo, con ajustes sobre la marcha y sin coste añadido. A partir de ahí entra el soporte de la cuota.
Cómo se sigue el proyecto
Actualización del estado por escrito
Qué se ha cerrado, qué está en curso, qué queda y qué hace falta del lado de Andorrano. Sin tener que preguntar.
Puntos de control
Se revisa pieza por pieza contra el criterio de aceptación acordado al inicio: primero al cerrar la Fase A, y al final con el sistema completo.
La misma persona de principio a fin
No hay que explicar el proyecto dos veces ni buscar a quién preguntar. Y las integraciones las vigilamos nosotros: si algo cambia al otro lado, lo arreglamos.
Qué hace falta de Andorrano
Nada de esto es trabajo pesado, pero sin ello el calendario no se sostiene. Son decisiones y criterios de la casa: ningún sistema los sustituye, y nosotros no los inventamos.
Los accesos
El acceso necesario para hacer las conexiones con el gestor de la web y con los buzones. Esas las hacemos nosotros: de la casa solo hace falta el permiso. La conexión de los calendarios la hace el equipo interno.
Quién decide y quién valida
Un responsable por frente, acordado en la reunión de arranque, para no tener que preguntar dos veces ni esperar a saber a quién.
El criterio de permisos por tienda
Qué ve una tienda y qué no. Se acuerda antes de configurar, porque cambiarlo después obliga a rehacer lo ya montado.
El margen aceptable de desviación
La cifra a partir de la cual salta el aviso entre lo comprado y lo fundido sale de la experiencia de la casa. El sistema la vigila; no la decide.
El criterio de la tasación
El precio lo sigue poniendo el profesional que tiene la pieza delante. Nada lo sustituye, y el proyecto no toca este paso.
El contenido de los procesos
Los protocolos son de la casa y ya existen. Nosotros montamos dónde viven, quién responde de cada uno y cómo se consultan. El contenido no se inventa.
El tiempo del equipo para la formación
Cinco sesiones de una hora en directo, empezando por atención al cliente. Quedan grabadas, así que se dan una sola vez.
La API de pedidos
La proporciona el equipo interno, que es quien conoce Joomla; nosotros la consumimos y damos apoyo si nos lo piden. Es la única semana del calendario que depende de la casa: conviene acordar su fecha en la reunión de arranque.
El histórico, en CSV
Una extracción del registro desde 2013 con los contactos, sus etiquetas y los pedidos realizados. Es lo que se carga en la central, y sin ella el volcado del histórico no se puede programar.
Implementación en dos fases, y la tecnología aparte
Implementación · las opciones
Quick wins
Medida, captación y conocimiento
Las once piezas
Una sola puesta en marcha, una sola formación y un solo calendario. El tasador y el cuadro de mando nacen dentro de la estructura, en lugar de conectarse después.
Forma de pago: 7.225 € a la firma · 7.225 € en la semana 11, con el sistema mostrado operativo. Importes sin IVA. Cada pieza es separable: si alguna se deja fuera, se resta su importe y el resto no cambia.
La entrada de la IA
Aquí no hay precio comprometido, y es a propósito: la IA sobre datos sucios no sirve. Con A y B montadas, esto es el paso corto.
No lleva precio, y no es un olvido: ponerlo hoy sería inventarlo. Cada pieza empieza por una prueba con datos reales de la casa, y si no funciona no se monta y no se cobra. Las fases A y B son exactamente los cimientos que esta necesita.
Ampliación que se decide al arrancar, no ahora: las líneas de pedido, 500 €.
Los costes mensuales
No están incluidos en la implementación. La cuota se factura en dos líneas separadas: la plataforma y el servicio que la mantiene en pie.
Plataforma Wixyn
Servicio gestionado
- Vigilancia de las integraciones: si algo cambia al otro lado, se arregla
- Mantenimiento de automatizaciones, embudos y permisos
- Alta de tienda nueva incluida, sin coste de implantación
- Interlocutor único, sin explicar el proyecto dos veces
- Punto de control trimestral sobre los indicadores del cuadro de mando
El consumo
WhatsApp · por conversación, a tarifa oficial de Meta.
SMS y correo · por encima del volumen incluido.
La funcionalidad de centralita va dentro de la cuota: el reparto, la cola, el tiempo de espera, la derivación y la grabación. Tarifas de consumo publicadas en tarifas.wixyn.com.
Ya son de la casa, sin coste nuevo: Joomla, Microsoft 365 (Outlook y calendarios), Google Ads (su presupuesto publicitario), la verificación documental con su proveedor actual, y Business Central, que no se toca. En las Fases A y B no hay más tecnología con precio: las páginas de captación las genera el propio sistema, sin hosting aparte.
Qué incluye y qué no incluye
Lo que entra en los 14.450 €
- Las once piezas
- Cinco sesiones de formación en directo, grabadas y documentadas
- Entorno de pruebas
- La cartera del cliente inversor
- El volcado del histórico desde 2013, a partir del CSV que entrega la casa
- Criterio de aceptación por escrito de cada pieza
- Seguimiento semanal por escrito
El límite, escrito antes de firmar
- Los costes de tecnología y consumo, detallados arriba
- La API de pedidos, que proporciona el equipo interno: nosotros la consumimos y damos apoyo si nos lo piden
- Escribir en Joomla: los pedidos se consultan, no se editan, por decisión de la casa
- Redactar procesos que hoy no están escritos: la fuente de la verdad se entrega montada
- La atribución de quien entra directo al mostrador, por naturaleza del canal: los informes lo dicen en lugar de rellenar el hueco
- Más de un subdominio de correo: límite técnico ya comunicado; el resto de buzones, por reenvío
Rendimiento esperado
Una décima de margen son ~100.000 € al año; la implementación cuesta 14.450 €. Por dónde vuelve:
Los 54.000 € de publicidad, por fuente
Pasan de «funcionan» a repartibles: coste por cita y por compra, por ciudad y por medio. Es lo que permite decidir dónde se invierte el año que viene con un número delante.
La tecnología no se paga por persona
Los 553 €/mes cubren a las 25 personas de la casa. Frente a la alternativa por usuario, unos 189 €/mes menos con 14 personas y 772 € con la casa completa.
El trabajo que deja de hacerse a mano
El informe que llega al día siguiente, la búsqueda en cuatro sitios con el cliente al teléfono, la incidencia que vuelve a aparecer porque nadie la anotó.
De seis a veinte tiendas, sin coste de alta
Abrir una tienda nueva es copiar una subcuenta. Ni implantación, ni licencia adicional, ni proyecto.
Todo, estimaciones sobre las tarifas facilitadas y medible en el propio cuadro de mando.
Nuestro compromiso
Si una pieza no cumple, la corregimos a nuestro cargo
La Fase A se revisa pieza a pieza contra el criterio de aceptación firmado en el arranque. Verifica: punto de control conjunto, semana 6-8, con el sistema en pantalla y el criterio delante.
Siguiente paso
Una sesión corta para arrancar
Confirmar el día de arranque y acordar el criterio de aceptación de cada pieza. Con eso se puede empezar en septiembre, que es lo que se ha planteado. Y si conviene, en esa misma sesión se ve el sistema funcionando en directo con llamadas reales.
Propuesta válida durante 30 días desde su recepción. Los importes no incluyen IVA. La consultoría de análisis abonada el 24 de julio se descuenta íntegra de la implantación. Las pantallas interactivas de este documento son maquetas con datos de ejemplo. Solutech IA y Wixyn son marcas del grupo Wixyn Tech, SL.
Frente a la alternativa
Sobre los importes facilitados, y dicho sin adornos: en implantación somos más caros, y el motivo es que el alcance es mayor. Lo que conviene mirar es qué entra en cada precio, y sobre todo el coste mensual, que es el que se paga todos los meses de aquí en adelante.
| Zoho CRM + Zoho Desk + Aircall | Solutech IA · Wixyn + TwilioEsta propuesta | |
|---|---|---|
| La implantación | ||
| Importe de implantación | 4.370 € · 5.570 € con Aircall | 7.500 € · Fase A |
| CRM, ficha del cliente, buzones con ticketing y pedidos de Joomla | Sí | Sí |
| Estructura por tienda: matriz y seis subcuentas, con su agenda | No contemplada | Incluida |
| Módulo de incidencias con indicadores por tienda y tipo | No contemplado | Incluido |
| Cronología unificada de todos los canales | Excluida por escrito | Incluida |
| Entorno de pruebas | No mencionado | Incluido |
| Cartera de posiciones del cliente inversor | Contemplada | Incluida, sin coste |
| Un buzón compartido más, más adelante | 350 € por departamento | 0 € |
| Formación | Incluida · 5 h remotas | Incluida · 5 sesiones en directo, grabadas y documentadas |
| Forma de pago | 50 / 30 / 20 · 80 % antes de entregar | 50/50 · la mitad antes de entregar |
| Calendario | Hasta 8 semanas | De 6 a 8 semanas |
| El coste mensual, que es el que se repite | ||
| Cómo se factura la licencia | 53 € por usuario y mes, con compromiso anual | Fija, todas las cuentas, usuarios ilimitados |
| Con 5 personas usándolo | 265 €/mes | 553 €/mes |
| Con 14 personas, central y tiendas | 742 €/mes | 553 €/mes · fijo, todas las cuentas |
| Con las 25 personas de la casa | 1.325 €/mes | 553 €/mes |
| Dar de alta a una persona nueva | + 53 €/mes | 0 € |
| Coste por volumen de contactos, con histórico desde 2013 | A confirmar con el fabricante | 0 € |
| Permanencia | Compromiso anual para tener ese precio | Ninguna |
| Quién fija el precio de la cuota | El fabricante del software | El propio grupo · se mantiene el importe inicial |
| La telefonía y las herramientas | ||
| Herramientas que hay que contratar | Tres: CRM, Desk y Aircall | Una |
| Reparto de llamadas, cola y grabación | Con Aircall, licencia aparte por usuario | Dentro de la cuota, con Twilio |
| Integración entre la telefonía y el CRM | Conector estándar, desde 1.200 € y solo si Aircall no lo asume | No hace falta: es el mismo sistema |
| Interlocutor cuando algo falla | Según la herramienta | Uno, para todo |
| Y lo que solo está en un lado | ||
| Tasador conectado que captura contacto y agenda visita | No contemplado | Fase B |
| Atribución de la publicidad por ciudad, hasta el mostrador | No contemplada | Fase B |
| Cuadro de mando de dirección con cuatro áreas | No contemplado | Fase B |
| Aviso automático de desviación de tasación | No contemplado | Fase B |
| Fuente de la verdad de procesos y onboarding | No contemplada | Fase B |
| Camino hacia la IA sobre datos propios | No contemplado | Fase C |
Con qué se construye, y bajo qué reglas
El stack, herramienta por herramienta
Tres columnas: lo que se incorpora, lo que se conecta y se queda como está, y lo que no se toca. Ninguna pieza del sistema actual se sustituye.
Wixyn · CRM y bandeja
Sostiene la ficha única, los embudos por tienda, la bandeja compartida con ticketing, las automatizaciones — y las pestañas a medida donde se consulta todo lo que el código construye.
Por qué esta y no otra: es la plataforma del grupo. El precio no depende de que un fabricante externo suba su tarifa, y los usuarios y contactos son ilimitados, así que crecer de seis a veinte tiendas no cambia la cuota.
Twilio · la telefonía, dentro de Wixyn
Va dentro de Wixyn: la llamada y el contacto son el mismo registro. Numeración por tienda, reparto, cola, derivación y grabación.
Por qué esta y no otra: vive dentro del mismo sitio que la ficha, así que la llamada y el contacto son el mismo registro. Se factura por consumo real, no por licencia fija.
Código a medida · sobre Wixyn
Las piezas que no son configuración — pedidos en la ficha, cuadro de mando, aviso de desviación y fuente de la verdad — se construyen en código propio sobre Wixyn: se accede desde sus pestañas a medida, como una parte más del CRM.
Dónde guarda: en Supabase, aquí debajo. Una sola interfaz para el equipo, y los datos de Andorrano exportables.
Supabase · la base de datos
Base de datos vectorizada, en región UE. Recoge las fuentes —Joomla, Wixyn y el histórico desde 2013— y las suministra a las pestañas a medida y al cuadro de mando.
Por qué esta y no otra: guarda el dato de forma que también se pueda preguntar en lenguaje natural, así que la Fase C se apoya en lo ya montado en lugar de exigir otra base. Los datos son de Andorrano y salen exportados cuando se pidan.
Outline · la fuente de la verdad
Donde vive cómo se hacen las cosas: procesos, protocolos, alta de personas y guion de apertura de tienda. Buscable, con responsable por documento y con el volcado de lo que ya existe.
Por qué esta y no otra: el contenido queda en un sitio que el equipo consulta en el momento, y en un formato del que después puede leer el asistente interno de la Fase C.
Joomla · pedidos, contratos e histórico
Sigue siendo donde viven los pedidos con sus once estados, los contratos y el histórico desde 2013.
Cómo se conecta: el equipo interno publica una API de solo lectura y el sistema la consume. No se escribe de vuelta, y esa fue decisión de la casa.
Outlook · calendarios de tienda
Cada tienda mantiene su calendario. Las citas del embudo se escriben ahí, no en una agenda paralela.
Cómo se conecta: de forma nativa desde Wixyn, con permisos por buzón de tienda.
Google Ads y la web
El origen del contacto se etiqueta en la captación y viaja con la persona hasta el mostrador.
Cómo se conecta: el origen queda etiquetado en la captación — Google Ads, web, tasador o el propio CRM — y viaja como campo del contacto. El mecanismo exacto se define en la implementación.
El tasador · ya construido
El tasador ya presentado no se crea de nuevo: se conecta. La valoración crea el contacto en Wixyn con su origen etiquetado y entra en el embudo de su ciudad.
Cómo se conecta: la valoración se guarda con su origen y el contacto pasa al embudo con la cita lista para agendar.
WhatsApp e Instagram
Dos de los cinco canales de entrada. Entran a la misma bandeja que el correo y quedan en la misma cronología.
Cómo se conecta: por los canales oficiales de cada plataforma, con la conversación asociada al contacto.
Business Central
Cubre el enlace homologado con Hacienda y para eso funciona.
Por qué se queda fuera: los datos de análisis no viven ahí. Tocarlo no aporta ningún indicador nuevo y sí obliga a rehacer una homologación fiscal.
Verificación documental
La comprobación de identidad de los clientes sigue con el proveedor actual, para todos los clientes y sin cambios.
Por qué se queda fuera: es un control obligatorio que ya funciona. Sustituirlo añadiría riesgo sin añadir función.
Aircall + CRM · descartado, pero posible
Aircall sigue recibiendo las llamadas y se conecta con el CRM: al abrir la ficha desde Aircall se llega al contacto, y la llamada queda registrada en su cronología.
No es lo que recomendamos: saca una parte del sistema fuera y añade una herramienta más, con su contrato, su licencia por usuario y un punto de fallo entre las dos.
El mapa de las once piezas
Cada pieza, cómo se construye, dónde viven sus datos y de qué depende. Seis son configuración; cinco, código sobre Wixyn.
| Pieza | Cómo se construye | Dónde viven sus datos | De qué depende |
|---|---|---|---|
| 1 · Matriz y tiendas | Configuración Wixyn | Wixyn | Criterio de permisos, semana 1 |
| 2 · Centralita y reparto | Configuración Wixyn + Twilio | Wixyn · Twilio | Portabilidad de numeración |
| 3 · Ficha única y bandeja | Configuración Wixyn | Wixyn | Accesos a los buzones |
| 4 · Pedidos en la ficha | Código sobre Wixyn | Joomla (fuente) · réplica de lectura en Supabase | API del equipo interno |
| 5 · Agenda por tienda | Configuración Wixyn + M365 | Wixyn · Outlook | Permisos de calendario |
| 6 · Incidencias | Configuración Wixyn | Wixyn | — |
| 7 · Tasador conectado | Se conecta el ya construido | Supabase (valoraciones) · el contacto, en Wixyn | — |
| 8 · Captación y atribución | Configuración Wixyn | Wixyn, origen como campos | Acceso a Google Ads |
| 9 · Cuadro de mando | Código sobre Wixyn · pestaña a medida | Supabase, agregando Joomla + Wixyn + histórico 2013 | Lectura del dato, confirmada con el equipo interno |
| 10 · Aviso de desviación | Código sobre Wixyn | Supabase, series comprado/fundido | Margen aceptable, definido por la casa |
| 11 · Fuente de la verdad | Código sobre Wixyn | Supabase, contenidos y buscador | Contenido existente entregado |
Regla fija: en Supabase no entran documentos de identidad ni fotografías — solo referencias y dato operativo.
Cumplimiento · el marco que aplica a este negocio
Revisar con asesoríaEste proyecto toca grabación de voz, documentos de identidad, fotografías de bienes y un registro que va a la autoridad. Por eso el cumplimiento no es un apartado de relleno. Aquí se identifica el marco aplicable y lo que el sistema hace en cada frente; la validación jurídica final corresponde a la asesoría legal de Andorrano, y conviene hacerla antes del arranque, no durante.
Grabación de llamadas
Las llamadas entrantes y salientes quedan grabadas y asociadas al contacto.
- Qué exige el marco: información previa al interlocutor sobre la grabación y su finalidad, base jurídica identificada, plazo de conservación acotado y acceso restringido a quien lo necesite.
- Qué hace el sistema: locución previa configurable en la centralita, grabación asociada al contacto y no a una carpeta suelta, y permisos por tienda de modo que una tienda no accede a las llamadas de otra.
- Qué queda del lado de Andorrano: fijar el plazo de conservación y el texto de la locución con su asesoría.
Documento de identidad y fotografías de la pieza
El contrato de compra a particular recoge los datos del cliente, su documento de identidad y las fotografías de la pieza.
- Qué exige el marco: minimización (solo el dato necesario), base jurídica de obligación legal para el registro de la operación, medidas de seguridad proporcionadas y plazos de conservación distintos según la finalidad.
- Qué hace el sistema: el documento y las imágenes se quedan donde ya están, en el gestor actual, colgados de su contrato. El sistema los referencia, no los duplica en un segundo sitio. Cuantas menos copias, menos superficie que proteger.
- Qué queda del lado de Andorrano: confirmar los plazos de conservación por finalidad y quién tiene acceso a las imágenes.
Roles, ubicación del dato y derechos
Quién responde de qué, dónde se aloja la información y cómo se atienden las peticiones de los clientes.
- Responsable del tratamiento: Andorrano Joyería. Encargado: Wixyn Tech, S.L., con el contrato de encargo (art. 28 RGPD) firmado antes del arranque y los subencargados nombrados: Twilio (telefonía), Supabase (base de datos) y Meta (WhatsApp).
- Ubicación: el código y la base de datos, con alojamiento en la Unión Europea; Twilio y Meta operan con transferencias internacionales amparadas en los mecanismos vigentes, y así se recoge en el contrato de encargo.
- Derechos: al estar el contacto unificado, atender un acceso, una rectificación o una supresión deja de exigir buscar a la misma persona en cuatro sistemas.
- Qué queda del lado de Andorrano: incorporar las herramientas nuevas a su registro de actividades de tratamiento.
Lo que este apartado no es: asesoramiento jurídico. Es el mapa de lo que toca el proyecto, redactado para que la asesoría de Andorrano lo revise con el alcance delante.
De extremo a extremo · los tres recorridos por sistemas
Los mismos tres recorridos de la propuesta, vistos por sistemas: qué pieza actúa en cada paso y dónde queda escrito el dato. Es la vista que necesita quien va a revisar las conexiones.
- Valoración — El visitante calcula el valor de su pieza y deja nombre, teléfono y ciudad. Web y tasador
- Alta del contacto — Se crea la ficha con el origen ya etiquetado. Nadie teclea nada. Wixyn
- Asignación y cita — El código postal decide la tienda; la cita se escribe en el calendario de esa tienda. Wixyn · Microsoft 365
- Asistencia — Se marca si la persona acude o no. Es el dato que hoy no existe. Wixyn
- Contrato y fotos — El contrato, el documento de identidad y las imágenes se generan y se guardan donde ya viven hoy. Tablet · Joomla
- Libro de operaciones — La operación se anota; más adelante — está en el horizonte — la descripción se propondrá desde la foto, con confirmación del operario. Tablet
- Control de margen — Gramos comprados frente a fundidos, con aviso automático si la desviación se sale de rango. Pestaña a medida · Supabase
- Llegada — La visita entra con su origen, que queda guardado como campo del contacto. Web · Google Ads
- Pedido — Nace en la web y recorre sus once estados. No se toca: es la fuente de verdad. Joomla
- Pago — Tarjeta al momento, o transferencia con su ventana de dos horas para el justificante. Joomla
- Verificación de identidad — Sigue con el proveedor actual. El reintento se dispara solo y el fallo queda contado. Proveedor actual
- Entrega — Envío a domicilio o recogida en tienda, con el aviso al cliente y el tiempo medido. Joomla
- Ficha consolidada — El pedido se referencia, no se copia. Queda unido a la actividad de esa misma persona. Wixyn
- Entrada — La telefonía identifica el número antes de que nadie descuelgue. Wixyn · telefonía
- Reparto — Se asigna a una persona libre. Si no hay nadie, entra en cola y queda registrada igual. Wixyn · telefonía
- Ficha en pantalla — Se abre el contacto con su cronología completa en el momento en que entra la llamada. Wixyn
- Pedidos a la vista — La columna de pedidos se lee de Joomla, en un solo sentido y sin escribir nunca. Joomla · lectura
- Derivación — Pasa al embudo de su tienda con responsable asignado, y el paso queda registrado. Wixyn
- Registro y medida — Entrantes, perdidas y tiempo de respuesta, por tienda y por persona. Wixyn
Un patrón se repite en los tres: Joomla solo se escribe desde la tablet y la web de la casa. Wixyn y el código lo leen y nunca escriben en él, así que un fallo nuestro no puede alterar un pedido ni un contrato.
La arquitectura, por capas
Cinco capas. El dato operativo no se duplica: se referencia. La capa de medida agrega réplicas de solo lectura para consultar sin cargar las fuentes.
Entrada
Los puntos por los que el negocio entra en contacto con una persona.
- Fijo central y fijos de tienda
- Los tres buzones de correo
- WhatsApp de la casa
- Web y tasador online
Orquestación
Lo que decide a quién le toca, cuándo y con qué contexto.
- Ficha única del cliente
- Bandeja compartida con ticketing
- Cola y reparto de llamadas
- Embudos por tienda
- Automatizaciones y recordatorios
Dato · cada cosa en un solo sitio
Una fuente de verdad declarada por cada cosa.
- Joomla · pedidos, contratos e histórico
- Wixyn · contacto, actividad y citas
- Supabase · réplicas de solo lectura para la medida
- Sistema fiscal · intacto, sin conexión de datos
Medida
Lo que convierte la actividad en una cifra que se puede defender.
- Cuadro de mando de dirección
- Atribución de origen hasta la venta
- Aviso de desviación de tasación
- Indicadores de atención e incidencias
Consulta
Dónde se lee el resultado, dentro y fuera de la casa.
- Pestañas a medida, dentro de Wixyn
- Tablet de tienda
- Informe diario de dirección
- Portal de cliente (horizonte)
La capa 3 es la que importa: Joomla no se sustituye ni se copia. Wixyn guarda lo que hoy no guarda nadie — el contacto, la actividad, la cita — y consulta el resto donde ya está. Supabase agrega solo lectura para poder medir. El sistema fiscal, al margen.
Riesgos, con dueño
Un riesgo escrito antes de firmar es una conversación. El mismo riesgo a mitad de proyecto es un conflicto. Cinco, con quién responde de cada uno.
| Riesgo | Impacto | Cómo se mitiga | Quién lo asume |
|---|---|---|---|
| La API de pedidos se retrasa | Medio | La fecha se acuerda por escrito y con antelación. Si se retrasa, las demás semanas siguen su curso y esa pieza se cierra después. | Andorrano |
| La portabilidad de los números se alarga | Medio | Se arranca con numeración provisional para no bloquear nada, y se porta cuando el operador responda. | SoluTech IA |
| El dato de Joomla no se deja leer bien, o cambia de formato | Alto | Antes de arrancar el cuadro de mando se confirma con el equipo interno cómo se lee hoy. La interfaz se acuerda por escrito, y su vigilancia va dentro de la cuota: si algo cambia al otro lado, lo arreglamos. | Conjunto |
| El equipo sigue trabajando como antes y no usa la bandeja | Medio | La formación empieza por atención al cliente, queda grabada, y el punto de control revisa uso real, no configuración. | Conjunto |
| La revisión legal obliga a cambiar una pieza | Bajo | Por eso este anexo se entrega antes del arranque: un cambio aquí afecta al diseño de la pieza, no al calendario del resto. | Andorrano |
Lo que hace falta del lado de Andorrano
Lista cerrada. Nada de esto es trabajo pesado, pero sin ello el calendario no se sostiene, así que conviene ponerle fecha en la reunión de arranque.
Responsables y accesos
Quién decide, quién valida y quién da los accesos a cada sistema. Un interlocutor por frente.
Criterio de permisos por tienda
Qué ve una tienda y qué no, antes de configurar. Cambiarlo después obliga a rehacer.
Interfaz de pedidos publicada y probada
Del equipo interno, con fecha acordada. Es la única dependencia dura del calendario.
Revisión legal de este anexo y firma del contrato de encargo
Grabación, imágenes, registro, conservación y encargo de tratamiento, validados por la asesoría de la casa.
Piezas reales para la prueba del registro
Incluyendo alguna con grabado interior difícil, que es donde se ve si la descripción sirve.
Disponibilidad del equipo para la formación
Cinco sesiones de una hora, empezando por atención al cliente.